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在缮写验单时，应详细准确地填写以下几个项目：
1.验单号码。编写号按发验顺序编列，每年换编一次。验单号码不能用日期（年、月、日）和邮件号码代替。
2.发验局名。指缮写验单的局所名称。
3.验达局名。指验单的寄达局所名称。
4.验知事由。分三个部分，即开头、事由、结尾。
开头：要填写邮件、总包节目。如收寄日期、邮件种类、邮件号码、封发时间、清单或路单号码、页数以及邮件的收寄局和寄达局名等。邮件节目可按来单（进口清单或路单）所登列的节目逐项抄写，要准确具体。
事由：正文主体，应写清发现的邮件差错和不合格事项，写得要具体全面，实事求是，并要把处理情况以及邮件转发或投递情况写清楚，做到文字工整，事由清楚，简明扼要，通俗易懂。
结尾：验单的结束语不可忽略，如“特此验达”、“特验你局”等。答复验单，应写“请查明速复”、“见验速复”、“谢谢合作”等语，以提示验达局在规定时限内答复发验局。
5.附件。指随同验单发出的有关物品或文字资料，也是验明各种差错和不合格事项的证物。一般须有证物的验单，如验内件短少、有单无包、袋牌与清单不符等差错，都要随验附寄袋皮、铅志、绳扣、套皮等附件。同时，还要将相关事项填写在附件栏内。
6.抄送单位和机关。如发生严重差错，涉及赔偿等事项时，应抄送相关部门或抄报上级主管部门。注：缮写事由要清楚，节目要具体，证物要齐全可靠。验单填写完毕后，须加盖日戳及经办人员名章，送交主管人员审阅签发。（
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